Laptop zostawiony w pociągu, telefon skradziony z samochodu, pracownik, który odchodzi do konkurencji. Żadna z tych sytuacji nie jest rzadka, a w każdej chodzi o to samo: kto ma teraz dostęp do danych Twojej firmy i Twoich klientów.
Zgubiony laptop: przygotuj się, zanim się zdarzy
Szyfrowanie dysku
Bez szyfrowania wystarczy wyjąć dysk z laptopa i podłączyć do innego komputera, żeby przeczytać wszystkie pliki, niezależnie od hasła do Windowsa. Z szyfrowaniem dysk jest bezużyteczny bez klucza.
- Windows: BitLocker w wersjach Pro i wyższych, a na wielu nowszych komputerach z Windows 11 Home funkcja „Szyfrowanie urządzenia”. Sprawdzisz to w Ustawieniach, w sekcji Prywatność i zabezpieczenia.
- Mac: FileVault w ustawieniach systemu.
- Telefony: współczesne iPhone'y i Androidy szyfrują dane automatycznie, o ile ustawiona jest blokada ekranu.
Ważne: zapisz klucz odzyskiwania BitLockera albo FileVault w bezpiecznym miejscu, np. w menedżerze haseł albo na koncie Microsoft lub Apple firmy. Bez niego po awarii płyty głównej albo zmianie sprzętu nie odzyskasz danych nawet Ty.
Lokalizacja i zdalne wymazanie
Włącz „Znajdź moje urządzenie” w Windows, „Znajdź mój” w Apple i „Znajdź urządzenie” w Androidzie. Pozwala to zlokalizować sprzęt, zablokować go i w razie potrzeby zdalnie wymazać.
Co zrobić, gdy sprzęt już zginął
- Spróbuj zlokalizować i zablokować urządzenie.
- Wyloguj je zdalnie z poczty, menedżera haseł i innych kluczowych usług. Większość z nich ma w ustawieniach listę aktywnych sesji.
- Zmień hasła, które mogły być zapisane na urządzeniu.
- Jeśli urządzenie nie było zaszyfrowane, a były na nim dane klientów, sprawdź, czy nie musisz zgłosić naruszenia do UODO. Na zgłoszenie jest 72 godziny od jego stwierdzenia.
- Odtwórz pracę na nowym sprzęcie z kopii zapasowej.
Odejście pracownika: lista do odhaczenia
Rozstanie nie musi być w złej atmosferze, żeby dostęp do kont stał się problemem. Często po prostu nikt nie pamięta, gdzie ktoś miał konto. Przygotuj listę i przejdź ją w ostatnim dniu pracy:
- Poczta: zablokuj logowanie, ustaw przekierowanie do następcy i automatyczną odpowiedź. Nie kasuj skrzynki od razu, bo klienci jeszcze przez jakiś czas będą na nią pisać.
- Menedżer haseł: odbierz dostęp do folderów zespołu i zmień hasła, które pracownik znał.
- Konta w usługach: program księgowy, sklep internetowy, media społecznościowe, hurtownie, bank.
- Profil firmy w Google: usuń pracownika z menedżerów wizytówki.
- Logowanie dwuetapowe: sprawdź, czy kody do wspólnych kont nie były tylko na jego telefonie.
- Sprzęt: odbierz laptop, telefon i klucze, a urządzenia przygotuj dla następcy od nowa.
- Wi-Fi: jeśli hasło do firmowej sieci było powszechnie znane, to dobry moment, żeby je zmienić. Więcej w artykule o bezpiecznym Wi-Fi.
Jak ułatwić sobie oba scenariusze
Najprościej jest wtedy, gdy od początku konta należą do firmy, a nie do ludzi: firmowe adresy na własnej domenie, hasła we wspólnym menedżerze, a dane w chmurze lub na serwerze, a nie tylko na laptopie. Wtedy zgubiony sprzęt to strata kilku tysięcy złotych, a nie danych, a odejście pracownika to kwadrans pracy, a nie tygodnie szukania dostępów.