O kopii zapasowej większość firm myśli dopiero wtedy, gdy jest już za późno. Dysk przestaje działać, laptop zostaje w pociągu, a na ekranie pojawia się komunikat, że pliki zostały zaszyfrowane i trzeba zapłacić okup. W każdym z tych przypadków pytanie jest jedno: czy masz kopię i czy da się z niej odtworzyć dane.
Synchronizacja to nie kopia zapasowa
OneDrive, Google Drive czy Dropbox są świetne do pracy na kilku urządzeniach. Ale synchronizacja robi dokładnie to, co sugeruje nazwa: utrzymuje wszędzie ten sam stan. Jeśli plik zostanie usunięty albo zaszyfrowany przez wirusa na jednym komputerze, za chwilę zmieni się wszędzie.
Historia wersji i kosz w chmurze pomagają, ale mają ograniczenia czasowe i nie chronią, jeśli ktoś przejmie samo konto. Prawdziwa kopia zapasowa to osobna kopia danych, której nie da się zmienić ani usunąć z poziomu zwykłego komputera.
Zasada 3-2-1
To prosta reguła, którą stosują zarówno duże firmy, jak i jednoosobowe działalności:
- 3 kopie danych: oryginał i dwie kopie,
- 2 różne nośniki, np. dysk w komputerze i dysk sieciowy (NAS) lub zewnętrzny,
- 1 kopia poza firmą, w chmurze albo w innym budynku.
Coraz częściej dodaje się do tego jeszcze jedną zasadę: jedna kopia odłączona lub niezmienialna. To kopia, której ransomware nie może zaszyfrować, bo dysk jest odłączony albo usługa w chmurze blokuje usuwanie na określony czas.
Co kopiować
- dokumenty firmowe i umowy,
- dane programu księgowego i fakturowego (wiele programów ma własną funkcję eksportu kopii),
- pocztę, jeśli nie jest w chmurze dostawcy,
- zdjęcia i projekty, z których firma żyje,
- stronę internetową i jej bazę danych,
- eksport z menedżera haseł, zaszyfrowany i przechowywany osobno.
Przykładowy układ dla małej firmy
- Codziennie automatycznie: kopia komputerów na dysk sieciowy (NAS) w biurze. Do tego wystarczy np. Historia plików w Windows, Time Machine na Macu albo darmowy Veeam Agent.
- Codziennie automatycznie: kopia z NAS-a do chmury z wersjonowaniem i blokadą usuwania.
- Raz w miesiącu: dodatkowa kopia na dysk zewnętrzny, który potem odłączasz i przechowujesz w innym miejscu.
Koszt to zwykle jednorazowo NAS z dwoma dyskami i kilkanaście–kilkadziesiąt złotych miesięcznie za chmurę. Dużo mniej niż jeden dzień przestoju firmy.
Najważniejszy krok, który wszyscy pomijają: test odtworzenia
Kopia, z której nigdy nie próbowano niczego odzyskać, to tylko nadzieja. Raz na kwartał wybierz kilka losowych plików i odtwórz je z kopii. Raz w roku spróbuj odtworzyć cały komputer albo kluczowy program. Dopiero wtedy wiesz, ile trwa powrót do pracy i czy niczego nie brakuje.
Ransomware: kopia to Twoja polisa
Przy ataku szyfrującym pliki masz dwie drogi: zapłacić okup bez gwarancji odzyskania danych albo odtworzyć wszystko z kopii. Firmy, które mają odłączoną lub niezmienialną kopię, wybierają drugą drogę i wracają do pracy w ciągu dni, a nie tygodni. Do tego warto dbać o aktualizacje i logowanie dwuetapowe, bo to przez nie najczęściej udaje się zatrzymać atak, zanim w ogóle się zacznie.