Wiele małych firm zaczyna od adresu w stylu [email protected]. Na początku to wystarcza, ale z czasem pojawiają się problemy: klienci nie są pewni, czy to prawdziwy adres firmy, maile trafiają do spamu, a gdy pracownik odchodzi, odchodzi razem ze skrzynką, do której pisali klienci.
Co daje własna domena
- Wiarygodność.
[email protected]od razu mówi, z kim klient ma do czynienia. Adres z darmowej poczty łatwo podrobić, bo każdy może założyć podobny. - Kontrola. Skrzynki należą do firmy, a nie do pracowników. Gdy ktoś odchodzi, przekierowujesz jego pocztę albo przekazujesz skrzynkę następcy.
- Ochrona przed podszywaniem. Na własnej domenie ustawisz rekordy SPF, DKIM i DMARC, które utrudniają wysyłanie fałszywych maili „z Twojego adresu”. Szerzej opisujemy to w artykule o fałszywych fakturach.
- Lepsza dostarczalność. Duże skrzynki, takie jak Gmail czy Outlook, coraz surowiej oceniają maile bez poprawnie skonfigurowanej domeny.
- Niezależność. Domena jest Twoja. Możesz zmienić dostawcę poczty, a adresy zostają te same.
Ile to kosztuje
Domena .pl to zwykle kilkadziesiąt do stu kilkudziesięciu złotych rocznie. Uważaj na bardzo tanie pierwsze lata, bo przedłużenie bywa wyraźnie droższe. Domenę rejestruj na swoją firmę i na swoje dane, a nie na informatyka czy agencję. To Twój najważniejszy adres w sieci.
Do tego dochodzi sama poczta. Masz trzy typowe opcje:
- Google Workspace, czyli Gmail z Twoją domeną, a do tego kalendarz i dysk. Wygodny, jeśli zespół zna Gmaila.
- Microsoft 365, czyli Outlook z Twoją domeną i pakiet Office. Dobry wybór, jeśli firma pracuje w Wordzie i Excelu.
- Poczta u dostawcy hostingu. Najtańsza, często w cenie hostingu strony. Wystarcza przy kilku skrzynkach, ale ma mniej funkcji i słabszą ochronę przed spamem.
Jak przejść bez utraty maili
- Zarejestruj domenę i wybierz dostawcę poczty.
- Załóż skrzynki i ustaw rekordy DNS: MX (dokąd trafia poczta), SPF, DKIM i DMARC.
- Przenieś stare maile i kontakty. Google i Microsoft mają narzędzia do importu ze starej skrzynki.
- Ustaw przekierowanie ze starego adresu na nowy i automatyczną odpowiedź z informacją o zmianie.
- Zmień adres wszędzie: na stronie, w wizytówce Google, na fakturach, w stopce maila i w kontach u dostawców.
- Nie kasuj starej skrzynki przez co najmniej kilka miesięcy. Niektórzy klienci i serwisy jeszcze długo będą pisać na stary adres.
Nie zapomnij o bezpieczeństwie
Nowa poczta to dobry moment, żeby od razu włączyć logowanie dwuetapowe i zapisać hasła w menedżerze haseł. Firmowa skrzynka to klucz do wszystkich innych kont, więc warto ją zabezpieczyć jako pierwszą.